Beschaffung

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Aufgrund der weltweit massiv gestiegenen Nachfrage sind Beschaffungen mit längeren Wartezeiten verbunden.

Nutzen Sie bitte das Bestellformular, um den gesamten Bestellablauf zu vereinfachen.

Allgemeines

Die Beschaffung von IT-Geräten erfolgt immer über die EDV-Betreuung, um eine Kompatibilität mit den in der Universität und Fakultät vorhandenen Systemen und gesetzlichen Regelungen zu gewährleisten.

Derzeit ist die Firma Dell Hauslieferant für Standgeräte und Laptops. Die Verfügbarkeit von Geräten und Modellen ist im Rahmenvertrag der Universität geregelt; die Preise unterliegen den am Markt üblichen Schwankungen.

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Es handelt sich bei den IT-Geräten um Dienstgeräte, mit denen sorgsam umzugehen ist. Das betrifft neben einem Umgang in Sinne des Dienstgebrauchs auch die Hygiene, insbesondere Oberflächen wie Tastatur und Maus; eine regelmäßige Reinigung sollte selbstverständlich sein.

Für die Verwaltung von Apple-Geräten nutzt die Fakultät das JamF-System des BITS. Die Geräte sind damit auf die Universität „gebranded“, d.h. ein Verkauf an Privatpersonen, bspw. nach Dienstende, ist damit nicht mehr ohne Weiteres möglich. Durch die Verwendung von JamF werden auch diverse organisatorische Regelungen der Universität technisch umgesetzt. Dazu gehört u.a. die Deaktivierung sämtlicher iCloud-Dienste.

Beschaffungsrichtlinien

Für die Beschaffung gelten folgende Regeln:

Geräte und Gegenstände sowie auch EDV-Verbrauchsartikel sind immer über SAP zu bestellen. Die Kosten für selbstständig gekaufte (und bezahlte) Gegenstände werden nicht automatisch erstattet.
Beschaffungen, bei denen nicht die in SAP hinterlegten Kataloge verwendet werden (sog. “Freitext-Bestellungen”), verursachen bei allen Bearbeitungsstellen innerhalb und außerhalb der Universität enormen zusätzlichen Aufwand. Das hat auch zur Folge, dass mit einer erheblich längeren Lieferzeit gerechnet werden muss. Weiterhin wird von der Beschaffungsabteilung eine Begründung verlangt, warum kein äquivalenter Artikel aus den Katalogen bezogen werden soll. Diese Begründung muss der Besteller liefern, nicht die EDV-Betreuung.
Die im Katalog hinterlegten und auch die von uns vorgeschlagenen Standardgeräte sind beim jeweiligen Lieferanten bekannt und eine Bestellung kann wesentlich schneller abgewickelt werden.
Verbrauchs-Artikel wie Tastaturen, Mäuse, Adapterkabel, USB-Sticks, externe Festplatten oder DVD-Laufwerke, Laptop-Taschen etc. müssen nicht über die EDV-Betreuung beschafft, sondern können wie auch anderes Verbrauchsmaterial über die SAP-Kataloge bestellt werden. Dies betrifft nicht Rechner, Monitore, Drucker usw.
Software wird ebenfalls über die EDV-Betreuung beschafft, falls sie nicht schon im Deployment-System vorhanden ist.
Für Beschaffungen, die nicht über die EDV-Betreuung laufen, müssen für den Garantiefall benötigte Dokumente (Rechnung, Lizenzen o.ä.) sowie Medien und Installationsschlüssel selbst aufbewahrt werden. Die Verantwortung für Reklamationen, Reparaturen usw. liegt ebenfalls beim jeweiligen Käufer.

Note

Sonderbeschaffungen müssen bis spätestens 1.10., Standardbeschaffungen bis zum 15.11. eines Jahres getätigt werden. Andernfalls kann es passieren, dass Lieferungen über den Jahreswechsel eintreffen und aufgrund der Schließung nicht angenommen werden können. Dementsprechend ergeben sich Probleme mit offenen Rechnungen und ggf. Mahnungen.

Hardware

Bitte beachten Sie, dass die z.T. sehr kurzen Release-Zyklen nur Schätzungen bei den Preisangaben erlauben. Nehmen Sie über servicedesk-wiwi@uni-bielefeld.de Kontakt auf, um konkrete Angaben zu Modellen und Preisen zu erhalten.

Bei der Übergabe wird von der übergebenden Person eine vorausgefülltes Empfangsbestätigung mitgebracht, welches von der die Ware entgegennehmenden Person zu unterschreiben ist. Die Bestätigung wird anschließend zwecks Dokumentation in der EDV-Betreuung eingescannt und an das Bestell-Ticket angehängt.

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Laptops eignen sich nicht für längere Rechnungen, die sowohl die Batterie als auch das Kühlsystem massiv fordern. Derzeit häufen sich Fälle mit geplatzten Batterien aufgrund einer solchen Beanspruchung. Dieser Defekt stellt ein hohes Brandrisiko dar! Für rechenintensive Anwendungen verfügt die Fakultät über Rechenserver, die zudem viel leistungsfähiger sind als ein Laptop.

Die Fakultät verfügt über einen leistungsfähigen Großdrucker, der die Anschaffung von kleinen Tischdruckern überflüssig macht. Drucker sind wartungstechnisch das bei Weitem aufwändigste Gerät in der gesamten Universität. Auch aus Umweltgesichtspunkten raten wir dringendst, nur absolut notwendige Drucker zu beschaffen. Drucker sollten in einem separaten Raum stehen (insbesondere Laser-Drucker) und von möglichst vielen Personen genutzt werden, um die Lärm- und Abluftbelastung sowie die Druckkosten zu minimieren.